Para explicar en detalle lo qué es la Comunicación organizacional, revisaremos todos los conceptos básicos de la comunicación.
¿Qué es Comunicación?
Segun el Dicccionario de la Real Academia de la Lengua Española, comunicación es:
- Acción y efecto de comunicar o comunicarse.
- Es conectar, informar y compartir.
Entonces, podemos decir que comunicación es un proceso de intercambio de información, ideas, sentimientos, conocimiento, opiniones, situaciones y experiencias. Una forma de establecer relaciones sociales, emocionales, laborales.
Evolución de la Comunicación
De acuedo con Profe Matos y referenciando a diversas fuentes, el término “comunicación” parte del latín “comunicare”, cuyo significado literal es “poner en común”, “compartir”, refiriéndose a cosas tangibles como la tierra, los alimentos y otros bienes.
Hoy la comunicación sigue concibiéndose como compartir, solo que se comparte información y conocimiento, además que se acepta que este proceso no es exclusivo de los seres humanos o de los seres vivos, sino que también tiene lugar entre ordenadores y se relaciona también con los sistemas de comunicación vial y el transporte.
Elementos de la Comunicación
En la comunicación, todos los elementos son importantes, si alguno faltara, el proceso quedaría incompleto y la comunicación no se realizaría; en realidad, cuando este proceso se completa sin problema, el ser humano se encuentra en una situación comunicativa, y cuando se produce una situación comunicativa, es porque algo se ha transmitido.
Entonces, para que exista comunicación, primero se debe conocer lo que se desea transmitir, es decir, el mensaje, el cual constituye el primer elemento de la comunicación. Ahora bien, lo más lógico es que el mensaje que se ha transmitido genere a su vez una respuesta, lo cual nos hace reflexionar sobre los demás elementos de la comunicación, como son, el emisor, el receptor, el
Mears, B. (2015).
canal, el código, y los procesos subsecuentes.
¿Qué es Comunicación Organizacional?
La Comunicación Organizacional es un proceso que transmite la cultura organizacional a través de acciones que promueven la horizontalidad, la ética y la excelencia.
Espacios compartidos con metodologías de trabajo colaborativas que sirven para que los colaboradores intercambien ideas en todos los niveles con el ánimo de incorporar sus aportes, sugerencias y experiencia profesional en las acciones futuras.
Flujo de la Comunicación en las organizaciones
Existen los siguientes flujos de comunicación en las organizaciones:
Comunicación cruzada
Se conoce como “flujo diagonal” se presenta cuando los participantes forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia entre ellas.
Incrementa la velocidad de transmisión, comprensión y coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa.
La comunicación cruzada es muy común dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo de la información se dirige por las rutas normalmente establecidas en los organigramas.
Comunicación Horizontal
Intercambio lateral de mensajes entre personas de nivel semejante, relacionada con tarea o con factores humanos (coordinación, participación, solución de problemas o arreglo de conflictos.
Comunicación Ascendente
Fluye desde subordinados hacia la jefatura (preguntas, sugerencias, plantear problemas), es necesario que los empleados perciban interés de los superiores hacia ellos. Disminuye presiones de trabajo y tensión de relaciones interpersonales.
Comunicación Descendente
Es el canal formal más frecuentemente, va del superior hacia subordinados. Autoridad y prestigio, son evidenciados.
Tipos de Comunicación Organizacional
- Instrucciones laborales
- Manueles de Procedimientos, funciones políticas, regulaciones, beneficios etc.
- Adoctrinamiento de objetivos, funciones, normas, procedimientos, políticas
- Retroalimentaciones Verbales o escritos (elogio del trabajo individual) Exposición o informe de proyectos
Formas de Comunicación Organizacional
- Buzón de sugerencias
- Charlas o reuniones de carácter informal
- Política de puertas abiertas)
¿Qué es la Comunicación Efectiva?
La comunicación efectiva es indispensable en la comunicación organizacional y se refiere al proceso de transmitir el mensaje de una forma entendible y clara para el receptor sin provocar dudas, confusiones o posibles malas interpretaciones.
Es una habilidad que puede ser aprendida y entrenada y que deber ser parte de la cultura empresarial e impulsada por los responsables de la Comunición dentro de la organización.
Es un factor muy importante para tener éxito en cada proyecto y excelentes relaciones interpersonales, no solo en el ambito profesional, laboral o empresarial.
10 Claves de Comunicación Efectiva
Para alcanzar el objetivo de la comunicación deberá considerarse las siguientes recomendaciones:
- Definir el propósito del mensaje
- Definir el canal y entorno de comunicación
- Definir el tiempo de la comunicación
- Emplear un mensaje breve, claro y conciso
- Mantener contacto visual
- Utilizar lenguaje corporal
- Utilizar cumplidos
- Olvidar los prejuicios
- Considerar el contexto
- Ser empático
- Escuchar de manera activa
- Respetar los turnos
- Parafrasear y preguntar
Técnicas Efectivas de Comunicación
Al ser seres sociales, que vivimos entre comunidades y que necesitamos la interacción en diversos aspectos de nuestras vidas, es por ello por lo que hay que tener en cuenta que la comunicación es vital en todos los entornos de nuestras vidas y hay que tener consideración los elementos que utilizamos para comunicarnos de manera efectiva y además con la finalidad de evitar malas interpretaciones, confusiones y conflictos por aquello que decimos, esto nos ayudara a mantener relaciones cordiales en nuestras vidas.
Se considera que lo primero es evitar los problemas o conflictos, y para ello, entre las estrategias más efectivas sin importar si somos los oradores o expositores, son las siguientes:
- Escuchar de forma respetuosa y activa, haciendo lo siguiente
- Mostrar interés en lo que nos dicen los demás,
- Demostrar empatía hacia el expositor,
- Hacer cumplidos o comentarios positivos,
- Confirmar, verificar y resumir el mensaje recibido por el otro,
- No interrumpir mientras otro habla,
- Mantener contacto visual natural,
- Mantener una expresión corporal relajada y de interés mientras escuchamos el punto de la otra persona,
- No asumir que entendemos, si hay alguna duda preguntar para aclararlas.
- Además de las técnicas de escuchar activamente, es importante también recordar que mientras nosotros estemos expresándonos, debemos
- Preparar bien el mensaje que queremos emitir,
- Hablar con un tono agradable y respetuoso,
- Ser claro, breve, concreto y especifico en lo que estamos expresando,
- Mantener actitud abierta ante el receptor
- Conectarse con su audiencia,
- Olvidarnos de nuestros prejuicios,
- Respetar las diferencias,
- Evitar poner etiquetas hacia los demás,
- Evitar hablar de discusiones o conflictos pasado
- Evitar acumular emociones negativas,
- Mantener contacto visual,
- Mantener una buena expresión corporal, sonreír amablemente,
Métodos para solucionar conflictos en la comunicación organizacional
Ahora bien, a pesar de que intentemos evitar los conflictos podrían existir muchas causas que lo generen debido que siempre están formado por dos partes, no depende de nosotros solamente. Entre las causas podemos mencionar: diferencias de interés, vanidad, egoísmos, egocentrismo, etc. Entonces debemos analizar las técnicas que pueden usarse una vez que los conflictos estén presentes, para lo cual podemos manejar siempre y cuando haya interés de ambas partes, entonces debemos:
- Tener intención de encontrar la solución
- Tener buena fe de ambas partes para resolver el problema
- Tratar de hacer compromisos de cumplir las promesas y no solo se quede en palabras
- Considerar que no solo importa las necesidades y derecho de nosotros sino también de los demás
- Mantener una cooperación mutua
- Recordar mantener una comunicación eficaz tanto verbal y no verbal
- Crear una comunicación abierta y sincera
- Hacer concesiones asertivas de dar y recibir
- Crear una atmosfera de “yo gano en parte y tú también”
- Encontrar una solución que satisfaga a ambas partes
Referencias
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